Žádný dotaz nezapadne.
Zákazníci píšou, volají a posílají poptávky. Vy se přitom potřebujete soustředit na svou práci. Pomohu vám třídit příchozí komunikaci, zapisovat požadavky a předávat důležité informace včas správné osobě.
Ilustrační přehled komunikace. Nejde o skutečné požadavky zákazníků ani o online recepční systém.
Od několika hodin měsíčně až po pravidelnou správu příchozích požadavků. Vyberte balíček podle množství komunikace. Každý obsahuje konkrétní úkoly a dohodnutý časový rozsah.
Pro živnostníky a malé firmy, kterým chodí pár dotazů týdně.
Pro menší týmy, které potřebují pořádek v poptávkách každý týden.
Pro firmy, které chtějí předávání komunikace řídit systematicky.
Pro nárazové vytřídění schránky, zavedení evidence nebo zastoupení při zvýšeném počtu dotazů. U měsíčních balíčků se účtuje skutečně odpracovaný čas v rámci sjednaných hodin, nikoli nepřetržitá dostupnost po celý pracovní den. Rozsah, časy a případné náklady na telefonní nástroje domluvíme předem.
Uvedené částky představují návrh orientačního ceníku. Konkrétní podmínky, fakturaci, případnou DPH, přístupy a čerpání hodin je potřeba potvrdit před objednávkou. Balíčky nezahrnují nonstop ani automaticky celodenní telefonní obsluhu.
Virtuální recepce není jen přeposílání e-mailů. Jde o udržení pořádku v komunikaci: kdo napsal, co potřebuje, komu se má požadavek předat a co se bude řešit dál.
Kontrola určené schránky nebo formuláře, základní roztřídění a předání důležitých informací.
Po individuální dohodě přebírání nebo evidence hovorů při technickém zajištění přesměrování a sjednaných časů.
Zápis kontaktů, důvodu oslovení, stavu požadavku a dalšího kroku do domluveného nástroje.
Navrhování nebo potvrzování termínů podle pravidel a dostupnosti, které společně nastavíme.
Poptávky dostanou kontext a prioritu. Vaši kolegové tak nemusí dohledávat, o co zákazník žádá.
Pravidelný souhrn vyřízené agendy, zbývajících požadavků a odpracovaného času.
Jednoduše porovnejte úroveň podpory a vyberte si balíček, který odpovídá vaší pracovní zátěži.
Na telefonu lze tabulku posunout do stran ↔
| Součást podpory | Mini | Standard | Business |
|---|---|---|---|
| Časový rozsah / měsíc | 5 hodin | 10 hodin | 20 hodin |
| E-maily / formuláře | 1 kanál | Až 2 kanály | Více kanálů |
| Třídění a předávání | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zápis kontaktů | Základní | CRM / tabulka | Rozšířená evidence |
| Odpovědi podle podkladů | Jednoduché | ✓ | ✓ |
| Koordinace termínů | Po dohodě | ✓ | ✓ |
| Telefonická asistence | Individuálně | Individuálně | Po dohodě* |
| Reporty | Měsíční | Týdenní | Rozšířené |
| Cena měsíčně | 1 650 Kč | 3 100 Kč | 5 900 Kč |
* Telefonická asistence závisí na přesměrování čísel, dostupnosti v domluvených časech a časové kapacitě vybraného balíčku. Žádný balíček neznamená pohotovost 9–17 nebo garantovanou okamžitou reakci.
Bez složitého nastavování velkého call centra. Domluvíme proces, který bude fungovat vašemu týmu i zákazníkům.
Popíšete typické zprávy, počet dotazů a očekávaný způsob předávání.
Vybereme kanály, dostupnost, šablony odpovědí a pravidla práce s údaji.
V domluveném rozsahu budu přijímat, třídit a evidovat příchozí požadavky.
Předám souhrn vyřízeného, otevřených úkolů a čerpaného času.
Přístup do schránek nebo CRM nastavujeme jen v potřebném rozsahu. Pokud se pracuje s osobními údaji vašich klientů, domluvíme i odpovídající pravidla zpracování a zabezpečení.
Zde jsou odpovědi na důležité otázky k fungování služby a její ceně.
Telefonická asistence je možná po individuální domluvě. Je nutné ověřit technické přesměrování, očekávaný počet hovorů, dohodnuté časy a to, zda se vejdou do sjednané kapacity. Bez této dohody jsou základem služby zprávy a evidence poptávek.
Nejde o nonstop recepci ani celodenní pohotovost. Úkoly vyřizuji ve sjednaných časových oknech, obvykle v pracovní době 9–17, podle dostupnosti a rozsahu balíčku.
Upozorním vás na čerpání hodin. Další čas nebo přechod do vyššího balíčku je možný až po odsouhlasení. Bez souhlasu nepočítám s automatickým překročením limitu.
Ano, u předem připravených informací a schválených odpovědí. Odborné, cenové nebo právně závazné dotazy přepošlu odpovědné osobě, pokud se výslovně nedohodneme jinak.
Ne nutně. Pro menší objem dotazů může stačit e-mail a sdílená tabulka. Pokud už CRM používáte, přizpůsobím evidenci vašim možnostem a přístupům.
Podle balíčku dostanete přehled požadavků, jejich stavu a odpracovaného času. Formát reportování si předem domluvíme.
Platíte za sjednané hodiny práce. Stálá pohotovost není součástí balíčků.
Určíme, které dotazy zvládnu vyřešit a kdy je potřeba zapojit vás.
Nejdřív menší balíček a pak případně úprava podle skutečného množství práce.
Virtuální recepce může pomoci s příchozí administrativní komunikací, aby se požadavky neztrácely mezi e-maily a formuláři. Podle domluveného rozsahu se zprávy třídí, zaznamenávají a předávají. Nejde automaticky o nepřetržitou telefonní linku; konkrétní kanály, reakční dobu i dostupnost je potřeba výslovně sjednat.
Evidence základních informací z poptávek a jejich předání k vyřízení odpovědné osobě.
Jednoduchá struktura kategorií a stavů pomáhá sledovat, co se řeší a co ještě potřebuje odpověď.
Společně stanovíme komunikační kanály, provozní dobu, limity počtu požadavků a postup pro důležité situace.
Popište mi, jak vás zákazníci kontaktují a jak velké množství zpráv řešíte. Navrhnu odpovídající rozsah recepční a administrativní podpory.